Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificaram aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas; b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente; c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. As últimas colunas evidenciam que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos.

Nas próximas colunas será abordado um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações.

Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC)

O Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) é um modelo para cálculo dos custos da produção, da rentabilidade, da competitividade, da análise de negócios e do gerenciamento de risco em clínicas e laboratórios clínicos. Visa a proporcionar ao gestor um instrumento de auxílio às decisões de planejamento de um novo negócio, análise da viabilidade de investimentos em negócios existentes e monitoramento sistemático de negócios em andamento. No controle da rotina operacional, o SGCC possibilita o gerenciamento do risco, através de módulo específico.

Generalidades

O conjunto de módulos que compõe o SGCC contempla integralmente o ciclo PDCA de gestão, do planejamento orçamentário até a tomada de ações corretivas. O diferencial deste produto está na sua aplicação prática imediata, da análise de um investimento à viabilidade individual de um exame. O propósito das próximas colunas é estabelecer a base técnica que dá suporte ao SGCC, trazendo os conceitos econômicos e financeiros para o universo da gestão dos laboratórios clínicos. Não se teve a pretensão de detalhar temas sobre finanças, economia ou contabilidade e sim tão somente fornecer o referencial teórico mínimo necessário para o entendimento do produto. Ainda, padronizar termos e definições para que a operação suscite o mínimo de dúvidas.

Em resumo, este capítulo objetiva proporcionar os meios para a adequada compreensão e utilização do SGCC, mas o mais importante são os exemplos práticos descritos em um item integralmente dedicado a uma simulação, apresentando respostas para problemas encontrados na rotina do dia a dia de um laboratório clínico.

Os leitores têm um roteiro padronizado para aplicação imediata na sua empresa, sem requisitos adicionais. Para isto basta implantar os procedimentos ali demonstrados. Entretanto, o conjunto completo de soluções vincula-se ao emprego do “software” elaborado inicialmente com o programa “Excel”. Portanto, somente com a implantação do SGCC, através de consultoria presencial que detalha o sistema passo a passo, os leitores poderão desfrutar integralmente das técnicas e dos benefícios aqui descritos. Os consultores, além de estruturar o SGCC e capacitar a equipe do laboratório, apresentam um relatório analítico detalhado da gestão da organização com recomendações que, normalmente, possibilitam, sem nenhum investimento, significativos ganhos nos lucros operacionais da empresa.

Atualmente, o SGCC está sendo desenvolvido em uma nova plataforma que permitirá a implantação de maneira remota, via web, sem necessidade da consultoria presencial, para a situação de laboratórios de pequeno e médio porte. Outro produto derivado do SGCC é o Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial (PPGL), projeto criado no início do ano de 2011 com o objetivo de socializar a gestão profissional em laboratórios clínicos através da difusão do SGCC agregado a um processo de “benchmarking”, englobando dezenas de indicadores de desempenho, inclusive, dos custos de produção de exames. Teremos o capítulo – Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial (PPGL), onde será aprofundado este tema, dada sua importância para uma gestão profissional baseada em evidências estatísticas.

Histórico

O SGCC é resultado da realidade presente no cotidiano dos laboratórios clínicos traduzida em um algoritmo que a simula em forma de números e gráficos. Nasceu da experiência pessoal vivida na rotina diária de um laboratório. Não sabíamos identificar verdadeiramente o elenco de causas que produziam o “simples” fato de sobrar ou faltar dinheiro na conta bancária no fim do mês. Era a nossa realidade, tínhamos noção das causas, intuíamos baseados em indicadores macros de desempenho, mas, no fundo, desconhecíamos a origem dos resultados, fossem bons ou ruins.

Durante os últimos anos, combinando as formações nas áreas da saúde, das ciências exatas e sociais, buscamos uma solução para este problema. Fizemos incursões em diversos métodos de custeio: por absorção; baseado em atividades (ABC); completo (full costing) e padrão. Os resultados não eram satisfatórios, ora por serem incompatíveis com a realidade (os resultados dos custos dos exames eram sempre superestimados, tornando todos os negócios inviáveis, caso dos custeios por absorção e completo), ora pela complexidade em aplicar os conceitos teóricos na prática (custeio ABC). No caso do método de custeio-padrão, não tínhamos como institucionalizar o custo-padrão unitário, pois isto era exatamente o objetivo inicial. Finalmente, achamos a chave do problema através do método de custeio variável e, posteriormente, marginal. Após este momento, ainda tivemos que evoluir muito, visando à adequação dos conceitos claramente voltados ao segmento industrial, para um segmento cujos produtos básicos são informações (laudos, exames), também produzidas normalmente de forma industrial (análises clínicas) e complementarmente serviços (recepção, coleta, estacionamento…).

Este foi o nosso mérito. Não descobrimos nenhuma fórmula mágica ou nova teoria econômico-financeira, todavia, criamos uma ponte entre a área da saúde e o conhecimento vinculado à economia, finanças e administração. Obtivemos êxito em formular um novo conceito, um novo modelo que representasse adequadamente a realidade dos custos dos exames e do desempenho de uma forma geral da organização. A comercialização do sistema foi decorrência de um fato interessante. As pessoas que tiveram contato com o modelo de cálculo de custos e análise da rentabilidade manifestaram um grande interesse em dispor do método em suas empresas, declarando que viria a preencher uma lacuna existente nos sistemas de gestão. Finalmente, lembramos que o custo exato é uma utopia, somente é possível calcular o custo certo para apoiar às decisões gerenciais do laboratório clínico.

Na próxima coluna vamos tratar do referencial teórico do SGCC.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: humberto@unidosconsultoria.com.br e hfcfunidos@yahoo.com.br

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