Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto.

Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos.

Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações.

Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios. Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Hoje iremos iniciar uma nova e importante etapa do SGCC, trata-se das suas “APLICAÇÕES PRÁTICAS”.

Aplicações práticas

Vimos os objetivos, o histórico e o referencial teórico do SGCC. Agora serão abordadas as aplicações práticas deste sistema de gestão. Existem diversos produtos resultantes e, para facilitar o entendimento, se fará uma abordagem geral destes produtos que estão vinculados a dois grandes produtos geradores dos demais: 1- Desempenho da produção e 2- Desempenho da organização.

1 – Produtos

A gestão de negócios que já estejam em operação é a razão fundamental de existir, a vocação do SGCC que foi desenvolvido primordialmente para a área da saúde. Atualmente, o seu campo de aplicação é o seguinte:
1.Laboratórios de análises clínicas;
2.Laboratórios de análises toxicológicas;
3.Laboratórios de biologia molecular;
4.Laboratórios de anátomo patologia;
5.Laboratórios de citologia clínica;
6.Clínicas de imagem em geral: raios x, tomografia, ressonância magnética, ultrassonografia, audiometria e correlatos.

O SGCC é um modelo matemático e financeiro para cálculo dos custos, análise da rentabilidade, análise do risco e análise de negócios para clínicas e laboratórios clínicos. Os produtos resultantes deste algoritmo são descritos a seguir:

A) Desempenho da produção:
1.Cálculo dos custos de produção dos exames;
2.Rentabilidade de parâmetros (Exames);
3.Rentabilidade de clientes (Convênios);
4.Rentabilidade de equipamentos;
5.Rentabilidade de setores (Áreas);
6.Teste em tempo real de tabelas de preços de exames;
7.Comparação dinâmica de tabelas de preços entre clientes.

B) Desempenho da organização:
1.Custos fixos, variáveis, receitas, indicadores de desempenho diversos – ID’s e ponto de equilíbrio;
2.Planejamento orçamentário;
3.Análise de negócios;
4.Gestão de riscos.

O conjunto de relatórios que compõe os produtos contempla integralmente o ciclo PDCA de gestão, do planejamento orçamentário até a tomada de ações corretivas. O diferencial deste sistema está na sua aplicação prática imediata, da análise de um investimento a viabilidade individual de um exame, com resultados aderentes a realidade objetiva dos fatos que se busca representar. Ainda, são dadas sugestões práticas de formas como o modelo pode auxiliar nas decisões de gestão na empresa.  Estes aspectos é que diferem o sistema inventado das técnicas atualmente existentes.

1.1 – Desempenho da produção

Cálculo dos custos de produção, determinação da rentabilidade de exames, clientes, equipamentos e setores. Em grande parte, a sobrevivência de um laboratório clínico está vinculada a rentabilidade originada dos preços pagos pelos clientes (Convênios). Adicionalmente, a atenção deve-se voltar para a análise da margem de contribuição proporcionada pelo “mix” dos exames sem, todavia, negligenciar a margem de contribuição de cada exame individualmente. Finalmente, uma gestão eficiente dos custos fixos, assegura o resultado final.

Este primeiro produto permite controlar o indivíduo, seja ele cliente, exame, equipamento ou setor (área) do laboratório clínico. O segundo produto (Desempenho da organização) possibilita a gestão do todo, da empresa por inteiro, nos seus aspectos macros.

1.1.1 – Cálculo dos custos de produção de exames

Generalidades

Este relatório determina os custos variáveis de cada exame, ou seja, os custos de produção. São eles que permitem calcular a rentabilidade dos parâmetros na medida em associarmos a cada um, os valores pagos pelos clientes. Os custos de produção devem ser, sempre que possíveis menores que os valores pagos pelos clientes, para existir margem de contribuição positiva. O somatório das margens de contribuição de cada exame realizado vai servir para enfrentar os custos fixos do laboratório clínico, atingir o ponto de equilíbrio e só então começar a produzir lucro. No entanto, na realidade objetiva dos fatos, podem existir exames com margens zeradas ou negativas, ou seja, estes exames com certeza vão ser deficitários, mas o mais importante aqui é que a margem de contribuição total do cliente (convênio) seja positiva, decorrente do perfil de demanda solicitada.

Recomendamos que os laboratórios clínicos participem de algum programa de “benchmarking” que tenha no escopo referencial de custos de produção de exames, isto permitirá a comparação e a tomada de ações preventivas ou corretivas conforme a situação existente. A seguir vamos sintetizar brevemente parte do referencial teórico visando relembrar os principais conceitos que serão empregados no produto “Desempenho da produção”.

O sistema de custeio que melhor se adapta ao cálculo dos custos de produção de laboratórios clínicos é o sistema de custeio marginal, onde basicamente separam-se os custos fixos dos custos variáveis.

Os custos fixos são aqueles custos que não variam com a produção, (eles variam somente com o tempo). São os custos que o laboratório tem que arcar durante o mês, independentemente se produziu dez ou um milhão de exames naquele mês, e o principal centro dos custos fixos é a folha de pagamento. Outros exemplos de custos fixos: aluguel, energia elétrica, água, telefone, serviços de terceiros, etc.

Os custos variáveis são os custos de produção e variam diretamente com o volume produzido, quanto mais se produz, mais aumentam os custos. Estes podem ser classificados como custos variáveis diretos, que não necessitam de critério de rateio para alocar aos produtos finais (exames), sendo o principal exemplo os reagentes, e custos variáveis indiretos, que necessitam de algum critério de rateio, como por exemplo, o material descartável.

Portanto, os custos dos exames são calculados através do sistema de custeio marginal (variável), e sempre que citarmos custos de produção ou custos variáveis estaremos nos referindo aos custos dos exames.

Uma vez calculado o custo de um determinado exame, ao acrescentarmos um valor de venda teremos a margem de contribuição. Então, a margem de contribuição nada mais é que o valor de venda menos o custo para produzir o exame. A margem de contribuição deve servir para enfrentar os custos fixos do laboratório e, no momento em que a soma de todas as margens de contribuições se igualarem a soma de todos os custos fixos, teremos o ponto de equilíbrio. Até atingir o ponto de equilíbrio, o laboratório produziu apenas o suficiente para pagar os custos fixos, a partir deste ponto, toda margem de contribuição passa a ser margem de lucro. Por decorrência, a margem de contribuição serve para enfrentar os custos fixos do laboratório e para a obtenção do lucro final do empreendimento.

 

Introdução

A seguir, é mostrada uma forma de calcular os custos de produção (variáveis), conforme a sequência de quadros (sem numeração e cuja fonte são os autores) apresentados. Ao resultado final do custo devem ser acrescentados os impostos sobre a produção, que variam para cada empresa em função do sistema de tributação adotado.

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O custo para produzir os exames é composto basicamente por: 1) matéria prima constituída pelo chamado custo nominal (reagentes e descartáveis específicos do exame), calibradores, controles, consumíveis e perdas (por repetições, diluições, calibrações, controles, etc.) e 2) Custos indiretos que exigem algum critério de rateio para serem atribuídos aos produtos (exames): materiais de escritório, descartáveis e manutenções em equipamentos vinculados ao parque produtivo. A matéria-prima serve como base para a decisão de terceirização de exames.

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O período mínimo recomendado para o estudo é de três meses, sendo seis meses o ideal. Do número total de exames realizados devem ser selecionados aqueles que sejam responsáveis por pelo menos 90% do total produzido em unidades ou em R$. Estes exames constituirão a chamada curva abc e terão os custos variáveis calculados. Um bom período de estudo para todos os portes de laboratório é de seis meses. Aqui neste exemplo usaremos este tempo. Definido o período, a segunda etapa é o levantamento de todos os exames vendidos no mesmo. Este levantamento deverá ser feito por tipo de exame. Por exemplo, no período do estudo o laboratório clínico vendeu 11.247 glicoses, 10.598 triglicerídeos e assim por diante.

A partir deste levantamento, a próxima fase é a determinação de quais exames entrarão no estudo (priorização). Para esta finalidade utilizamos o “Princípio de Pareto” que diz “Muitos itens são triviais e pouco são vitais”. Portanto, iremos selecionar aqueles exames que tem as maiores vendas e são responsáveis pela grande produção do laboratório, para não perdermos tempo calculando o custo de exames que não terão repercussão financeira devido à baixa frequência de vendas. De um modo geral os exames da curva abc representam acima de 90% das vendas do laboratório. Isto também facilita a gerência do sistema como um todo.

Após a definição dos exames que entrarão no estudo (curva abc), a etapa seguinte é a separação dos exames por setores. Feito isto, a próxima fase é a estratificação dos exames por equipamento. Se um determinado exame, por exemplo, a glicose, é realizada em dois equipamentos diferentes, se faz necessário colocar a glicose nos dois equipamentos, respeitando as devidas proporções de determinações. Neste exemplo, a glicose terá dois custos de produção, derivados de equipamentos distintos. Ainda, sugerimos que os exames sejam colocados em ordem alfabética, junto aos equipamentos. Finalmente, o passo seguinte é somar as determinações (número de exames vendidos no período) de cada equipamento.

Até aqui determinamos o período do estudo, quais exames entrarão no estudo, o número desses exames vendidos no período, classificamos e alocamos os exames por setor, nos seus setores por equipamento e em cada equipamento por ordem alfabética. Os exames que não são realizados em equipamentos podem ser classificados como “Manuais” e ou alocados no seu respectivo setor.

Somente após essa fase de organização dos exames é que serão iniciados os cálculos dos custos de produção. O primeiro item a ser calculado será o Custo Nominal. Para calcular os custos é imprescindível que a pessoa designada para tal tarefa, entenda e conheça o modo de produção do laboratório clínico e, principalmente, busque todas as informações necessárias aos cálculos com os analistas e técnicos que realizam os exames, formando um vínculo direto com o setor da produção. A razão disto é assegurar a maior fidedignidade possível da origem dos dados (Princípio da Oportunidade e Convenção da Objetividade) para que o SGCC possa reproduzir com maior precisão a realidade do laboratório clínico.

A próxima coluna continuará abordando as aplicações práticas do Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) para controle de laboratórios clínicos, no método para cálculo dos custos de produção,  iniciando pelo chamado “Custo nominal”.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: humberto@unidosconsultoria.com.br e hfcfunidos@yahoo.com.br

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