Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos. Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000.

Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações. Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios. Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “APLICAÇÕES PRÁTICAS”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames. Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis e calibradores. Hoje vamos iniciar a coluna tratando do cálculo do custo com os controles.

Cálculo do custo com os controles

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O quadro mostra o método de cálculo do custo dos controles utilizados pelos exames, de forma individual. Lembrar que é somente o gasto com a compra de controles. Neste momento ainda não são consideradas as perdas com reagentes e consumíveis empregados no processo de controlar a exatidão e a precisão dos exames.

Definição: são os controles comerciais adquiridos pelo laboratório clínico, que não vêm junto com o kit do reagente. Os controles externos, testes de proficiência (Ex: PELM/SBPC; PNCQ/SBAC), são considerados custos fixos, uma vez que são adquiridos por contratos e pagos por parcela mensal, independentemente do número de exames que o laboratório irá realizar.

O primeiro passo é identificar os controles utilizados e quais exames usam quais controles, agrupando assim os exames por controle empregado. Exemplo: os exames glicose, albumina, triglicerídeos, colesterol, e creatina utilizam o controle “X”, logo estarão reunidos no grupo de consumo deste controle. Já o exame hemoglobina glicosilada usa o controle “Y”, portanto, ficará neste grupo específico. É importante lembrar que muitos exames exigem controles específicos (especialmente nos setores da imunologia e hormônios), em decorrência, o grupo destes controles terá apenas um elemento (exame). Agora por grupo soma-se o número de exames realizados no período.

A próxima etapa é a identificação do consumo de cada um dos controles no período do estudo. A partir destes dados conseguiremos identificar o gasto com cada um dos controles no período. Conhecendo o valor gasto no período do estudo, divide-se o mesmo pelo número de exames realizados no período (soma do número de exames de cada grupo) que utilizam determinado controle. Deste modo, o resultado da divisão (gasto no período / número de exames) é o valor que deverá ser onerado por teste para cada exame. Atenção: dividir o gasto com determinado controle somente pelos exames que utilizam este controle. Ainda, exames que os controles vêm junto com os reagentes, no mesmo kit, não serão onerados com o valor dos controles, uma vez que o mesmo estará incluso no custo nominal. Exames que utilizam controles alternativos, por exemplo, duplo observador, também não serão onerados. Lembrar que os exames compostos por mais de uma dosagem devem ter o valor dos controles multiplicado pelo número de dosagens.

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O quadro mostra a formação progressiva do custo de produção do exame utilizado como exemplo. O custo com controles foi calculado conforme mostrado detalhadamente neste item e, hipoteticamente, atingiu o valor de R$ 0,02.

 

Cálculo do custo com as perdas

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As perdas numéricas decorrentes de repetições de exames, diluições, calibrações, controles, desestabilização e reagentes vencidos, devem ser convertidas em perdas expressas em valores monetários (R$), conforme ilustrado no quadro acima.

Definição: é todo e qualquer tipo de prejuízo ocorrido nos processos produtivos do laboratório clínico, durante a realização de exames. Atenção: não existe laboratório clínico que opere sem perdas, uma vez que algumas delas são impostas por leis, conforme a Agencia Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), que na Resolução de Diretoria Colegiada (RDC) 302/2005, estabeleceu as regras de funcionamento dos laboratórios clínicos. O regulamento deixa claro que para a obtenção do Alvará sanitário/Licença de funcionamento, os mesmos devem monitorar a fase analítica por meio de controle externo e interno de qualidade, fato que obriga os laboratórios clínicos a perderem testes, implicando no uso adicional de reagentes e consumíveis dos equipamentos.

Existem diversos tipos de perdas e todas deverão ser consideradas. São elas: repetições para confirmação de resultados, repetições por obrigação legal, diluições, volume residual de reagentes, parada intempestiva de equipamentos, desestabilização de reagentes, calibrações, controles internos (comercial de reagentes), controles externos (programas de proficiência) e controles interlaboratoriais, reagentes vencidos e novas coletas, dentre outras. Nesta fase iremos calcular todos os tipos de perdas, com exceção do volume residual dos reagentes, que já foi considerado no cálculo do custo nominal.

A primeira etapa para o cálculo das perdas é registrar em folhas de verificação por exame, o número de perdas no período do estudo. Muitos equipamentos registram perdas como repetições, diluições, calibradores e controles, fornecendo relatórios precisos, entretanto é importante lembrar que os mesmos não registram perdas com reagentes desestabilizados ou vencidos e repetições originadas de novas coletas, sendo importantes os registros das mesmas. Para exames realizados em equipamentos que não forneçam tais relatórios, ou mesmos exames, que não são realizados em equipamentos, se faz necessária a implantação de planilhas de controle das perdas (folhas de verificação), para que o registro destas seja fidedigno. Importante: cada exame do estudo deverá ter o registro do seu número de perdas no período.

Agora que já sabemos o número de perdas por exame, precisamos calcular o percentual destas perdas em relação ao número de exames vendidos no período do estudo, obtendo assim um valor percentual de perdas. Por exemplo, no período do estudo o laboratório vendeu 10.000 glicoses e no mesmo período perdeu, repetindo testes, fazendo diluições, passando controles internos e externos, fazendo calibrações e com reagente desestabilizado, 500 testes. Este valor representa em relação aos 10.000 exames vendidos, 5% de perdas.

Agora que temos o valor percentual de perdas para cada um dos exames do estudo, precisamos transformá-lo em valor monetário. Com este propósito, aplicamos o percentual de perdas ao somatório do custo nominal e dos consumíveis (pois toda vez que perdemos um teste, perdemos o reagente e o consumível do equipamento), obtendo assim um valor monetário, que será o valor das perdas por exame. Ver exemplo a seguir:

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Ainda existem perdas referentes a exames confirmados com segunda metodologia. Para este cálculo precisaremos saber o custo da matéria-prima (custo nominal + consumíveis + calibradores + controles + perdas) da segunda metodologia empregada, ou no caso da mesma ser realizada em laboratório de apoio, necessitamos apenas do valor pago pelo exame e do envio de material, caso este não seja fornecido pelo apoio. Sabendo o custo total da matéria-prima, precisaremos realizar um levantamento do número de exames confirmado com segunda metodologia no período do estudo. Com este número em mãos, basta multiplicar o valor da matéria-prima pelo número de exames confirmados no período.

O resultado será o gasto no período com testes confirmados com segunda metodologia, bastando agora dividir este valor (total gasto no período) pelo número de exames vendidos no período, o resultado será a fração por teste que representa as perdas por segunda metodologia. Finalizando os cálculos das perdas, devem-se somar as perdas da metodologia usual com as perdas da segunda metodologia, obtendo desta forma, o valor das perdas por teste.

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O quadro mostra a formação progressiva do custo de produção do exame utilizado como exemplo. O custo com as perdas foi calculado conforme mostrado detalhadamente neste item e, hipoteticamente, atingiu o valor de R$ 0,04. É muito importante ressaltar que a soma destes cinco elementos de custo, que atingiu o valor de R$ 0,23, constitui a chamada “matéria-prima” do exame.

A próxima coluna continuará abordando as aplicações práticas do Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) para controle de laboratórios clínicos, no método para cálculo dos custos de produção, iniciando pelo custo com os descartáveis.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: humberto@unidosconsultoria.com.br e hfcfunidos@yahoo.com.br

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