Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos.

Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações.

Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios.

Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações Práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames. Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis e calibradores. Hoje vamos iniciar a coluna tratando do cálculo do custo com os descartáveis.

Cálculo do custo com os descartáveis

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Custo com descartáveis onera os exames de duas formas: 1) Geral, decorrente daqueles insumos comuns a todos os exames e 2) Específica, oriunda somente do exame em questão e parte integrante do custo nominal.

Definição: representa todo o material descartável utilizado na coleta e na produção dos exames. São todos aqueles descartáveis que não são específicos para a realização de um determinado exame. Por exemplo: luvas, agulhas, máscaras, curativos, algodão, recipiente para lixo contaminado, etc.

Primeiro é necessário identificar todo o material descartável utilizado no laboratório clínico, a seguir precisamos identificar o valor gasto no período do estudo com este material. O próximo passo é a identificação e estratificação de todos os descartáveis que fazem parte do custo nominal dos exames compostos. Exemplificando, o coletor do parasitológico de fezes já onerou o custo nominal, portanto, o custo deste descartável não poderá onerar mais nenhum exame. Agora precisaremos identificar o gasto no período com os descartáveis que fazem parte dos exames compostos. Para isso faremos uma lista com o nome do exame em que o descartável está alocado, o próprio descartável, o seu valor unitário e o número de exames vendidos no período. Então poderemos multiplicar o valor do descartável pelo número de exames vendidos, o resultado será o valor gasto no período do estudo com os descartáveis dos exames compostos. Ver o exemplo a seguir.

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Agora que temos o total gasto no período com todos os materiais descartáveis e o total gasto no mesmo período com os descartáveis dos exames compostos, basta subtrair do total gasto, o valor gasto com os descartáveis dos exames compostos. O resultado deverá ser dividido, por todos os exames realizados no laboratório clínico no período do estudo. Atenção: aqui nesta divisão devemos considerar todos os exames vendidos, inclusive aqueles que não entraram no estudo e o resultado desta divisão será a fração de custo dos descartáveis a ser onerada por teste (tipo de exame).

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Este quadro mostra a formação progressiva do custo de produção do exame utilizado como exemplo. O custo com os descartáveis foi calculado conforme mostrado detalhadamente neste item e, hipoteticamente, atingiu o valor de R$ 0,16.

Cálculo do custo com material de escritório

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Custo com material de escritório onera da mesma forma todos os exames. Este custo, na realidade, é classificado como semivariável. Foram quantificadas a componente fixa e a variável em determinada amostra, predominando a parte variável. Isto determinou a alocação deste item como variável.

Definição: representa todo o material de escritório necessário ao processo de elaboração dos laudos. Este material inclui as folhas dos laudos, tinta/toner para impressão, os envelopes, os materiais de escritório utilizados na recepção, no faturamento, na produção, etc.

Para este cálculo é necessário fazer um levantamento de todo este material utilizado e o gasto no período do estudo com o mesmo. Este custo deve ser dividido pelo número de exames vendidos no período. Atenção: aqui iremos considerar todos os exames, inclusive os que não entraram no estudo. O resultado desta divisão será a fração de custo do material de escritório a ser onerada por teste (tipo de exame).

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Este quadro mostra a formação progressiva do custo de produção do exame utilizado como exemplo. O custo com os materiais de escritório foi calculado conforme mostrado detalhadamente neste item e, hipoteticamente, atingiu o valor de R$ 0,09.

Cálculo do custo com manutenções

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Custo com manutenção onera os exames de duas formas: 1) Geral, decorrente das manutenções nos equipamentos comuns a todos os exames e 2) Específica, oriunda somente dos equipamentos que realizam o exame em questão. Este custo, na realidade, é classificado como semivariável. Foram quantificadas a componente fixa e a variável em determinada amostra, predominando a parte variável. Isto determinou a alocação deste item como variável.

Definição: são todas as manutenções preventivas e corretivas dos equipamentos da produção.

Para calcularmos o valor das manutenções precisaremos dividi-las em duas categorias, a primeira é referente a todos aqueles equipamentos do setor de produção que servem a quase todos os exames, são os equipamentos que não são específicos, por exemplo: autoclave utilizada na esterilização, centrifugas do setor de triagem, etc. A segunda categoria é a dos equipamentos específicos para a realização de determinados exames. Exemplos, equipamentos de bioquímica, hematologia, imunologia, etc.

Para o cálculo das duas categorias se faz necessários expandir o período do estudo para dois anos, isto por que o período adotado no estudo geralmente é curto (seis meses) para a ocorrência de manutenções preventivas e corretivas em todos os equipamentos. Em decorrência, necessitamos de pelo menos, dois anos de registros de manutenções, entretanto, se o laboratório clínico dispuser de registros anteriores a este período, deve utiliza-lo, tornado assim os resultados mais aderentes à realidade. Para as duas categorias iremos considerar todo o valor gasto com as manutenções, englobando peças, serviços e despesas com deslocamento, estadia, alimentação, etc., se for o caso.

Para o cálculo dos custos de manutenção dos equipamentos da primeira categoria, iremos fazer um levantamento de todo os gastos nos últimos dois anos com manutenções preventivas e corretivas destes equipamentos. Sabendo do total do valor gasto em dois anos com as manutenções destes equipamentos, iremos dividir o mesmo por vinte e quatro, obtendo assim um valor que representa o gasto mensal, que deverá ser multiplicado pelo número de meses do período do estudo. O resultado representa o valor gasto no período com as manutenções destes equipamentos. Agora basta dividir este valor pelo número total de exames realizados no período do estudo, inclusive os que não entraram na curva abc. O resultado desta divisão será a fração de custo das manutenções a ser onerada por teste (tipo de exame) e, todos os exames realizados no laboratório clínico deverão ser onerados com a mesma.

Para o cálculo dos custos de manutenção dos equipamentos da segunda categoria, iremos fazer um levantamento de todo os gastos nos últimos dois anos com manutenções preventivas e corretivas de cada equipamento. Seguiremos o mesmo raciocínio do cálculo anterior, valor gasto em dois anos dividido por vinte e quatro (meses), obtendo assim um valor mensal, que deverá ser multiplicado pelo número de meses do período do estudo. Atenção: o resultado do valor gasto no período deverá ser divido somente pelo número de exames realizados no período neste equipamento, e deve onerar somente os exames realizados no equipamento. Portanto o cálculo das manutenções dos equipamentos da segunda categoria é especifico e deve ser realizado um a um (equipamento por equipamento), diferentemente dos equipamentos da primeira categoria que oneram todos os exames realizados no laboratório clínico.

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Exames que são realizados em equipamentos específicos, deverão ser onerados com as manutenções gerais da produção (primeira categoria), adicionadas com as manutenções especificas (preventivas e corretivas) do equipamento em que são realizados (segunda categoria). Finalizando, os exames que não são realizados em equipamentos deverão ser onerados apenas com as manutenções dos equipamentos gerais da produção (primeira categoria).

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Este quadro mostra a formação progressiva do custo de produção do exame utilizado como exemplo. O custo com manutenções foi calculado conforme mostrado detalhadamente neste item e, hipoteticamente, atingiu o valor de R$ 0,08.

A próxima coluna continuará abordando as aplicações práticas do Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) para controle de laboratórios clínicos, no método para cálculo dos custos de produção, mostrando o cálculo completo do custo variável (de produção) do exame.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: humberto@unidosconsultoria.com.br e hfcfunidos@yahoo.com.br

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