O TAT é um indicador quantitativo que mostra se o laboratório está cumprindo o tempo de retorno acordado com os pacientes, médicos e serviços hospitalares

Por Cristina Sanches

O termo qualidade pode ser definido como a capacidade que um produto ou serviço tem de satisfazer as necessidades e expectativas do cliente. Em um laboratório clínico, ele engloba itens como custo, precisão nos testes, segurança, bom atendimento e pontualidade, entre outros. Com o crescente interesse nas fases extra-laboratoriais do processo de teste, mais laboratórios estão incluindo o turnaround time (TAT, sigla em inglês para tempo de retorno) como um indicador-chave de desempenho de seus serviços.

O TAT em geral possui três fases: pré-analítica, analítica e pós-analítica. Segundo a literatura, a maioria dos laboratórios interpreta o TAT como o tempo de recebimento de uma amostra no laboratório até o momento do reporte dos resultados (fase analítica). No entanto a maioria dos médicos o interpreta como o tempo desde a solicitação de um teste até o recebimento do resultado, ou seja, TAT Total, que inclui as fases pré, pós e analítica.

Existem diferentes maneiras pelas quais cada uma dessas fases pode ser acelerada para atingir um tempo de retorno ideal. A fase analítica, por exemplo, pode ser otimizada com a automação completa dos laboratórios. Já a fase pós-analítica pode ser otimizada com a adoção de serviços de informações laboratoriais (LIS). Isso eliminará erros de transcrição e atrasos causados ​​no envio de relatórios. Com os processos padronizados – uma das maiores vantagens da automação laboratorial – diminuem-se desperdícios e melhora-se a eficiência do laboratório, seja ele de pequeno ou grande porte. Em um processo automatizado, as informações se tornam previsíveis e podem ser ajustáveis às necessidades do cliente.

César Nhola, analista de Negócios da Shift

“O TAT é um indicador quantitativo que mostra se o laboratório está cumprindo o tempo de retorno acordado com os pacientes, médicos e serviços hospitalares. Sua implementação permite que o laboratório conheça o tempo gasto em todos os seus processos. Ele é um indicador de desempenho cuja análise suporta uma gestão integrada do laboratório e é considerado importante principalmente para laboratórios que atendem hospitais e serviços de urgências. Para alguns atendimentos, o tempo de retorno desses exames é fundamental para que o médico tome decisões. Em alguns casos, os protocolos de atendimento estipulam o prazo de liberação de alguns exames”, explica César Nhola, analista de Negócios da Shift.

Ricardo Auriemo, diretor da Touch Health, explica que com o monitoramento em tempo real e a possibilidade de atuar de forma preventiva, o laboratório reduz o prazo de entrega dos exames e, consequentemente, os custos com a saúde. Isso porque os resultados orientam a tomada de decisões médicas e quanto mais rápido eles chegam ao médico solicitante, mais rápido ele pode seguir com o tratamento do paciente.

Ricardo Auriemo, diretor da Touch Health

A Touch Health e a Inovapar, por exemplo, oferecem soluções web para acompanhamento de cada processo que influencia o TAT. Segundo Auriemo, elas auxiliam na gestão de todo tipo de processo porque podem ser integradas a qualquer sistema que o laboratório possua, por meio de banco de dados.

Mais agilidade no atendimento

Conhecer o tempo gasto nas diferentes fases do processo laboratorial (pré-analítica, analítica e pós-analítica) ajuda o gestor a identificar intercorrências de maneira mais ágil e contribui para a correção de falhas e implantação de melhorias. Carlos Tochio Mori Jr., diretor de Negócios da Hotsoft, diz que um sistema de automação, ao compilar e agrupar dados, auxilia o gestor na análise das informações geradas pelos atendimentos realizados no laboratório, e com a análise desses dados em mãos é possível:

– Identificar o tempo de espera médio e individual do paciente na recepção (do momento em que a senha é retirada até o momento em que ele é atendido pela recepcionista).

– Identificar o tempo de atendimento médio e individual dos pacientes (do início ao fim do atendimento pela recepcionista).

– Identificar o tempo de espera médio e individual dos pacientes para coleta (do momento em que termina a recepção até o momento em que o coletador chama para a coleta).

– Identificar o tempo de coleta médio e individual dos pacientes (do início ao fim da coleta de material realizado pelo coletador).

– Identificar o tempo em que o material levou para chegar à área técnica e iniciar o processo de análise.

– Identificar o tempo que levou para se obter o resultado do exame, desde que chegou à área técnica.

– Identificar o tempo que levou para aprovação/liberação do resultado do exame, pelo responsável técnico.

– Identificar o tempo entre a aprovação do resultado e a entrega do laudo para o paciente.

Carlos Tochio Mori Jr., diretor de Negócios da Hotsoft

“Em cada um desses itens é possível ainda avaliar a produtividade por colaborador, por tipo de atendimento (preferencial/normal, idoso/criança), por convênio e por tipo de entrega do resultado (impresso, on-line). Todas essas informações, quando agrupadas de maneira correta, dão apoio às decisões estratégicas que resultam em maior eficiência laboral, aumento do nível de satisfação do cliente, redução de custo e aumento da lucratividade”, complementa Tochio.

Ele explica que para apoiar o cliente com informações em tempo real, a Hotsoft disponibiliza o Painel de Monitoramento, que apresenta informações de cada fase do TAT com antecedência para tomadas de ações do laboratório, usando como referência o Protocolo de Manchester para classificação dos níveis de urgência/emergência. A partir desses critérios, o laboratório pode definir com quanto tempo quer ser avisado de um possível atraso de entrega de laudo, por exemplo, e o Painel apresentará em que fase o processo está parado para que o laboratório possa identificar o motivo e agir, atuando de maneira preventiva.

“Com o Painel também é possível visualizar graficamente os tempos médios e o TAT através do BI Analytics, que ajuda na análise de dados históricos, permitindo simular cenários e definir estratégias baseadas em evidências.”

Sílvia Tieko Yano, gerente de Negócios e Marketing da Matrix Saúde

Segundo Sílvia Tieko Yano, gerente de Negócios e Marketing da Matrix Saúde, a redução do TAT depende da maneira como os processos estão desenhados dentro do laboratório. “As soluções existentes são para gerenciamento e controle dos indicadores de TAT e para embasamento de melhoria nos processos, como o Business Intelligence (BI) e as funcionalidades dentro do LIS. O BI viabiliza e agiliza a extração de informações dos inúmeros dados mantidos pelos sistemas laboratoriais. Já no caso do LIS, os exemplos de funcionalidades úteis para monitoramento do TAT são a gestão de senhas, pontos de controle (de paciente, procedimento e amostra, desde a chegada do paciente até a disponibilização do laudo), painéis de controle de produção, entre outros. A Matrix oferece ao mercado o sistema LIS MatrixDiagnosis, que já possui funcionalidades de controle, com o MatrixBI integrado. Essas soluções têm total interfaceamento com sistemas como HIS, ERP, autorizadores, faturamento on-line, entre outros.

Nhola, da Shift, comenta que quanto mais informatizado e automatizado forem os processos do laboratório, mais fidedignos serão os dados para a análise do TAT. “Processos inteligentes e bem definidos, suportados por tecnologia e sistemas de informação laboratorial, são preponderantes para melhorar o TAT, bem como uma monitorização constante desse indicador.”

Para Tochio, a primeira ação para melhorar esse indicador é conhecer o tempo de atendimento total e os tempos médios de cada fase. Apesar de parecer simples, não é uma tarefa fácil sem o apoio de uma solução tecnológica específica para cada porte de laboratório. “A partir da análise regular das informações obtidas será possível identificar os gargalos do processo e solucioná-los de maneira precisa.”

Tochio conta que é possível, com a implantação de soluções específicas, obter redução do TAT em mais de dez minutos. “Vale ressaltar que já houve casos em que o cliente, que realizava atendimento hospitalar, reduziu o TAT e não teve mais problemas de atraso na entrega dos laudos, além de perceber maior segurança no controle do processo e previsibilidade oferecidos pelas soluções implementadas, renegociando contratos com hospitais e, assim, reduzindo o tempo de entrega em troca de um incremento nos valores pagos.”

Jonas Santana de Oliveira, bioquímico e gerente adjunto de Produção do Sabin

O Sabin Medicina Diagnóstica, por exemplo, acompanha o TAT por meio do LIS, e com base na performance dos indicadores, trabalha ciclos de melhoria contínua dos processos, atingindo assim resultados de TAT cada vez mais satisfatórios. Segundo Jonas Santana de Oliveira, bioquímico e gerente adjunto de Produção, o TAT traz uma visão diferente na gestão do tempo de liberação dos resultados. “Se antes existia uma preocupação em liberar o exame no prazo acordado, com o uso do TAT a preocupação é entregar com a mesma qualidade no menor tempo possível”, diz ele, ressaltando: “O maior benefício é para o paciente e para o médico, que recebem resultados cada vez mais rápidos, facilitando e agilizando as tomadas de decisão. Além disso, conseguimos enxergar cada vez mais as etapas do processo e atacar os pontos mais frágeis.”

Oliveira conta que o tempo de processo foi reduzido não apenas pela medição do TAT, mas principalmente pela identificação dos gargalos no processo identificados com estratificação do TAT (avaliando o TAT por exame e por setor). “De forma geral, podemos dizer que reduzimos em torno de quatro horas nosso TAT, implementando melhorias como horários de transporte e implementação de um sistema de automação total do laboratório.”

Com o acompanhamento do TAT, ficou mais fácil, segundo ele, identificar pontos críticos, como os horários de maior movimento, que exigiam a presença de toda a equipe, e programar melhor as pausas para o almoço ou troca de turno das equipes, possibilitando trabalhar principalmente a flexibilidade dos recursos humanos.

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