Estudo de caso do Laboratório Richet, Rio de Janeiro

Por João B. F. da Conceição, Tech. App. Specialist – Automation & Workflow

No final de 2016 um completo sistema de automação laboratorial, que inclui uma esteira automatizada de 37 metros, foi inaugurado pelo laboratório

Obtenção de resultados com agilidade e qualidade

O laboratório Richet, localizado na cidade do Rio de Janeiro, RJ, é um dos mais reconhecidos laboratórios de medicina diagnóstica da região devido ao histórico de qualidade dos resultados com reconhecimento de órgãos nacionais e internacionais, tais como acreditação pelo PALC/SBPC/ML (Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos, da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial) e pelo College of American Pathologists (CAP), sendo o único laboratório do Rio de Janeiro a possuir o selo de acreditação CAP.

No final do ano de 2016 um completo sistema de automação laboratorial, que inclui uma esteira automatizada de 37 metros, foi inaugurado pelo laboratório para ampliar sua capacidade operacional e ainda integrar as quatro disciplinas centrais do laboratório clínico: bioquímica, imunoensaios, hematologia e hemostasia.

Soluções em automação e gerenciamento de dados

Recursos para parcerias de sucesso

O sistema de Automação AptioTM Automation foi a solução implantada no laboratório para atender aos objetivos almejados pelo laboratório em sua expansão. Além desta plataforma, o laboratório possui também o sistema CentraLinkTM para gerenciamento de dados, que além de funcionar como uma ponte de comunicação entre a plataforma de automação e os equipamentos conectados, possibilita a gestão eficiente dos resultados de amostras de pacientes e controles de qualidade, conferindo ao laboratório rapidez e segurança no tratamento desses dados.

A parceria do laboratório Richet com a Siemens Healthineers estabeleceu os meios para a consolidação de instrumentos analíticos, integração e automatização de exames de rotina e emergência, proporcionando maior eficiência de processos e otimização na utilização de recursos. Os ganhos diretos podem ser medidos em termos de redução de custos operacionais, aumento de qualidade dos resultados laboratoriais e redução dos prazos de entrega dos resultados, por meio de processamento ágil e eficaz das amostras de pacientes.

Integração e redução de custos

Um sistema de automação viabiliza a integração de setores e possibilita a unificação dos tubos para a realização dos exames. Dessa forma, os exames que são realizados a partir de amostras de soro podem ser dosados por meio de um único tubo coletado do paciente. Os benefícios desta unificação são positivos para o laboratório, que alcançará uma significativa redução de custos relacionados à quantidade de tubos de amostras utilizados por dia, e proporciona mais conforto e segurança ao paciente. Essa ação confere segurança à análise e aos resultados obtidos, reduzindo as chances de erros pré-analíticos relacionados à coleta, volume de material e transporte entre os postos de coletas e a unidade central de processamento do laboratório. Dessa forma, resultados são obtidos de forma mais rápida e a capacidade de processamento é elevada.

Com a unificação dos tubos e a possibilidade de com apenas um tubo realizar a maioria dos exames de um paciente é alcançada uma melhoria no processo operacional, permitindo que os operadores sejam direcionados para  atividades de mais alto valor agregado para o laboratório. Após a unificação, o perfil de distribuição de testes por tubo  pode ser avaliado (Figura 01). A partir desta análise, observamos que de um tubo de soro com dez solicitações de exames, cerca de 50% são demandas de bioquímica e 30% demandas de imunoensaios. Os demais testes com amostras de soro representam exames que são dosados em outros setores em analisadores não conectados à esteira de automação.

A automação ainda é capaz de direcionar esses tubos para racks de sorteamento específicas, permitindo que os operadores tenham a facilidade de identificar as espécimes que precisam ser transferidas para outros setores e assim concluir o ciclo daquelas amostras. Das amostras que são processadas nos analisadores conectados à automação Aptio, cerca de 75% são direcionados aos analisadores de bioquímica ou hematologia e os outros 25% direcionados aos analisadores de imunoensaios ou coagulação, como apresentado na Figura 02.  Tais informações contribuem para a determinação do perfil de processamento do laboratório, apresentando dados que podem ser utilizados em ações de balanceamento, visando melhoria na produtividade e no tempo de processamento global do laboratório.

Figura 01. Perfil de testes /tubo – Distribuição de testes por linha de instrumentos em tubos que são processados pela automação

Figura 02. Distribuição de tubos por linha de instrumento – Perfil de direcionamento dos tubos baseados nas linhas de instrumentos conectados no sistema Aptio Automation.

 

O Sistema Aptio Automation

O laboratório Richet é referência em atendimento clínico laboratorial. Hoje, cerca de 75% do volume total de tubos coletados pelo laboratório são processados através do sistema de automação Aptio. O laboratório possui instalado um modelo de automação laboratorial total, que contempla as fases pré-analítica, analítica e pós-analítica do processamento de amostras, promovendo integração e consolidação laboratorial.

O componente pré-analítico conta com módulos de carregamento em massa (bulk) dos tubos no sistema de automação, centrífugas e destampadores de tubos. No conjunto analítico, os analisadores conectados são equipamentos de alta performance e última geração em aspectos de tecnologia e capacidade produtiva. Conectados à automação, o laboratório possui dois sistemas ADVIA® Chemistry XPT para análise das amostras de bioquímica, quatro sistemas Advia Centaur® XPT e dois sistemas Immulite 2000 XPi para imunoensaios.

A disciplina de hematologia conta com dois sistemas ADVIA 2120i Hematology associados a dois preparadores automáticos de lâminas hematológicas (Sistema ADVIA Autoslide), além do equipamento CellaVisionTM para análise digital e automatizada de morfologia celular. O setor de coagulação é contemplado com o equipamento Sysmex® CS-5100 para o processamento de amostras. Módulos para selagem dos tubos após pipetagem e dois compartimentos para armazenamento dos tubos processados em ambiente refrigerado, com capacidade para até 15.000 tubos em cada um dos módulos. Integram ainda o conjunto pós-analítico do sistema de automação, módulos de aliquotagem e remoção de selos de tubos selados para reprocessamento de forma automática.

Seis meses após o início das operações da solução Aptio Automation, alguns indicadores já demonstram as contribuições que este sistema vem trazendo para o crescimento do laboratório em termos de otimização de fluxo operacional, agilidade dos resultados e excelência clínica. A avaliação do fluxo de tubos demonstra que >99% dos tubos direcionados para os analisadores conectados à automação são processados por meio do sistema de esteira. Com isso, os operadores possuem pouco contato com as amostras de pacientes, garantindo segurança ocupacional aos colaboradores do laboratório e eficiência no processamento de amostras.

Em relação à produtividade dos equipamentos e tempo de processamento geral das amostras, uma melhoria de 20% pode ser mensurada nos primeiros seis meses de operação do sistema de automação. Tal resultado foi obtido a partir da análise do tempo em que a amostra é recebida no laboratório e o momento em que seus resultados são liberados pelos instrumentos. Comparando os cenários sem e com automação laboratorial, foi demonstrado que o tempo médio total de processamento foi reduzido de 5h40min para 4h30min após a implementação do sistema Aptio Automation. A automação é capaz ainda de gerenciar com eficiência as amostras com ordens de reanálise, que são automaticamente retiradas dos módulos de armazenamento e reenviadas aos equipamentos para análise. De acordo com dados disponíveis na literatura científica, os sistemas de automação contribuem ainda para padronização dos processos, requerem interação mínima com operadores, aumentam a segurança de trabalho e possibilita o melhor aproveitamento da mão de obra disponível, além de proporcionar melhora no fluxo de trabalho, throughput de ensaios e na eficiência operacional de uma forma geral (1).

Como parte integrante das soluções de automação laboratorial fornecidos pela Siemens Healthineers está o software de gerenciamento de dados CentraLink que, entre outras funções, opera como middleware no gerenciamento de dados de amostras de paciente entre o sistema de informação (LIS) e o sistema de automação laboratorial (LAS).

O Sistema CentraLink

Além da completa plataforma Aptio Automation e equipamentos de última geração, a rotina de processamento de amostras conta com a ajuda do sistema CentraLink, que confere, além de diversas outras contribuições, agilidade nas etapas de liberação dos resultados de pacientes e permite gerenciamento avançado de aspectos relacionados ao controle de qualidade laboratorial.

Autovalidação de resultados de pacientes

O processo de autovalidação baseia-se na liberação automática dos resultados laboratoriais que não necessitam de revisão por parte da equipe de especialistas clínicos, utilizando-se de regras pré-definidas para gerenciar a validação dos resultados de amostras de pacientes (2). Os indicadores do laboratório demonstram a efetividade deste sistema quanto ao gerenciamento e autoverificação dos resultados de amostras de pacientes. Em média, 82% dos resultados gerados pelo laboratório e gerenciados pelo CentraLink podem ser autovalidados e automaticamente liberados por não apresentarem valores que indiquem a necessidade de revisão (Figura 03).

Antes da implantação do CentraLink pelo laboratório, 100% dos resultados gerados eram avaliados um a um e validados manualmente pelos analistas clínicos responsáveis. Esta atividade está atrelada a potenciais erros devido a grande quantidade de resultados avaliados por turno. Com a utilização do CentraLink e a aplicação das regras de autovalidação, os especialistas possuem mais tempo para se dedicar às amostras com resultados mais complexos e que necessitam de investigação mais aprofundada e cuidadosa. A autovalidação contribui também para redução do tempo necessário para que os resultados estejam disponíveis para os solicitantes, contribuindo significativamente para a redução do Turnaround Time (TAT) do laboratório, indicativo avaliado adiante neste estudo.

Figura 03. Taxa de autovalidação – Representação gráfica da taxa de auto validação separada por linha de instrumento e média de auto validação global. A auto validação é realizada por meio de regras estabelecidas pelo Laboratório Richet e configuradas no sistema CentraLink

A autovalidação realizada hoje no laboratório Richet é baseada em critérios de valor de referência para normalidade e análise de delta check, o qual se baseia na comparação com resultados anteriores do paciente. Os parâmetros para estes critérios foram definidos pela equipe de especialistas do laboratório em um trabalho em conjunto com a equipe de Aplicações Clínicas da Siemens Healthineers.

O CentraLink possibilita ainda inclusão de critérios relacionados a controle de qualidade e erros ocorridos no instrumento na checagem de autovalidação. A adição destes parâmetros no processo de autovalidação está atualmente sendo elaborada junto à equipe do laboratório Richet, de modo a permitir que a taxa de resultados autovalidados atinja índices que elevem a eficiência produtiva do laboratorio.

Avanços na autovalidação em hematologia

A configuração dos protocolos de autovalidação para hematologia possibilita o uso de consensos da International Society for Laboratory Hematology

Devido as suas especificidades e complexidade peculiar, o CentraLink possui um módulo específico para autovalidação e revisão de amostras do setor de hematologia, valorizando uma análise crítica dos diversos parâmetros relacionados aos resultados dessas amostras.

A configuração dos protocolos de autovalidação para hematologia possibilita o uso de consensos da International Society for Laboratory Hematology (ISLH), uma organização internacional referência na elaboração de protocolos e diretrizes voltadas à excelência clínica no âmbito da hematologia. Com base nas informações dos documentos e guias elaborados pela ISLH é possível definir regras no CentraLink para solicitação automática de lâminas de esfregaço sanguíneo de amostra com resultados suspeitos. Baseado em critérios de significância clínica, o laboratório Richet vem utilizando este sistema como forma de definir parâmetros objetivos para a preparação de lâminas, reduzir custos e agilizar o processo de investigação clínica.

Tais ganhos são atingidos a partir da redução na preparação lâminas de esfregaço sanguíneo e, consequentemente, menos tempo dispendido na análise dessas amostras. As amostras que violarem alguma das regras estabelecidas e indicarem para uma necessidade de produção de lâmina de esfregaço serão automaticamente direcionadas aos instrumentos para preparação da lâmina por meio do sistema de automação. As demais amostras que não apresentarem necessidade de produção de lâmina poderão ser liberadas de forma segura e ágil.

Com a implementação das regras de ISLH pelo laboratório, uma redução inicial de aproximadamente 17% na taxa de produção de lâminas pode ser observada. Estima-se que com a aplicação em plenitude das regras de ISLH, o laboratório possa reduzir a taxa de produção de lâminas em mais de 30%. Tendo como base os custos relacionados aos materiais necessários para a produção das lâminas e tempo dispendido pelos especialistas na avaliação técnica e clínica das mesmas, uma redução na quantidade de lâminas preparadas no setor refletirá diretamente em redução de custos, otimização da utilização da mão de obra especializada e agilidade na liberação dos resultados.

Controle de Qualidade

Outra ferramenta incluída no sistema CentraLink é o módulo para gerenciamento de controle de qualidade. Com esta ferramenta é possível gerenciar os dados de controle de qualidade de todos os equipamentos que possuem conexão com o CentraLink, além de realizar análises estatísticas, gerenciamento de lotes e avaliação de resultados de controle de qualidade com base em regras múltiplas de Westgard. É possível ainda associar a validade dos resultados de controle de qualidade à habilitação dos testes para rotina, de modo que se um analito apresentar resultado de controle de qualidade fora das especificações de qualidade analítica do laboratório, o mesmo fica automaticamente desabilitado para rotina, e caso seja habilitado os resultados de amostras associados serão marcados, alertando os especialistas quanto à situação do controle de qualidade daquele analito.

De modo geral, o sistema de automação implementado no Laboratório Richet vem contribuindo significativamente para aumento da produtividade do laboratório, agilidade e segurança na liberação de resultados e otimização do fluxo operacional e da mão de obra disponível. O laboratório apresentou ganho de produtividade em mais de 20%, com redução do tempo médio de processamento de fase analítica em 1h10min. A taxa de auto validação de resultados pelo CentraLink atingiu a marca de 82% em média e o laboratório apresentou ainda uma redução de 17% no número de lâminas de esfregaços sanguíneos preparadas. Tais benefícios contribuem para manter o padrão de qualidade do laboratório, consolidando sua posição de destaque dentre os prestadores de serviços de saúde e corpo médico da região.

Impacto dos sistemas de Automação Aptio e CentraLink no Turnaround Time (TAT)

Outra grande contribuição que um sistema automatizado capaz de integrar setores e consolidar metodologias traz para um laboratório clínico é no turnaround time (TAT), um parâmetro associado ao tempo total necessário para que os resultados de uma solicitação de exame laboratorial sejam concluídos, desde a coleta da amostra até a entrega dos resultados aos pacientes ou profissionais de saúde solicitantes. O TAT tem sido considerado fator de grande importância no processo de investigação clínica. Estudos demonstram que 70% das decisões tomadas por médicos quanto às condições clínicas de seus pacientes são baseadas em resultados laboratoriais (3). Resultados entregues de forma ágil, segura e com qualidade tem impacto direto na qualidade da assistência clínica prestada por médicos aos seus pacientes. Assim sendo, o efeito na qualidade dos serviços de saúde é direto, uma vez que os profissionais médicos receberão de forma rápida evidências para darem suporte às decisões sobre os tratamentos e diagnósticos de seus pacientes, que podem estar diretamente relacionados à sua sobrevida e/ou qualidade de vida.

A Figura 04 apresenta o impacto que a implantação da Automação Aptio e do CentraLink proporcionou ao TAT do laboratório Richet. O TAT médio global (considerando apenas os exames analisados via automação) foi reduzido em cerca de 20%, ao passo que o TAT pós-analítico, que representa o tempo entre o momento que os resultados dos ensaios são disponibilizados pelos equipamentos até o momento em que o mesmo é liberado para o paciente, sofreu uma redução de 95%, corroborando a eficácia dos sistemas de automação implantados para proporcionar a obtenção e liberação de resultados de forma ágil e com qualidade. O TAT pós-analítico evidencia ainda o quanto um sistema de autovalidação contribui para dar celeridade no processo de liberação dos resultados de exames dos pacientes.

Figura 04. TAT médio global comparativo do período sem automação e seis meses após início da operação do sistema de operação Aptio. Redução de cerca de 20% no TAT médio alcançada neste período. Avaliação comparativa do TAT médio pós-analítico (do resultado à liberação no LIS), demonstrando redução de cerca de 95% no TAT pós-analítico após apenas seis meses da implantação do sistema de automação Aptio e CentraLink

A Figura 05 apresenta TATs dividido por setores para amostras de rotina e de emergência (STAT) em horas. Os TATs foram medidos do momento em que a amostra foi recebida no setor até o momento que o resultado foi disponibilizado ao paciente. Esta análise demonstra que o sistema de automação é também eficaz no gerenciamento de amostras de emergência, conferindo ao laboratório meio seguro e eficaz.

Figura 05. TAT médio em horas para amostras de emergência (STAT) e rotina do setor de hematologia e hemostasia após a implantação do sistema de automação Aptio e CentraLink. TAT médio para amostras STAT e rotina do setor Imunoquímica após a implantação do sistema de automação Aptio e CentraLink

Considerações finais

A parceria do Laboratório Richet com a Siemens Healthineers em soluções para diagnóstico in vitro apresenta grandes avanços no campo da automação laboratorial total. Com a instalação das soluções de automação aqui discutidas, o laboratório evoluiu em meios para responder às necessidades de médicos e pacientes, com resultados de elevado nível de qualidade e em reduzido tempo de liberação. O tempo médio de processamento das amostras (fase analítica) foi reduzido em cerca 20%, com redução em mais de 1h no tempo de processamento total.

A taxa de autovalidação de 82% aqui calculada, associada à melhora no processamento de amostras, possibilita ao laboratório capacidade significativa de expansão e crescimento. Os indicativos de TAT, com redução em 20% no TAT global e de 95% no TAT pós-analítico, expressam a redução no tempo de liberação dos resultados proporcionada ao laboratório pelos sistemas de automação implementados. O laboratório possui ainda capacidade de crescimento de, no mínimo, 35%, com base nos analisadores que ainda podem ser acoplados à automação Aptio. Considerando-se o potencial dos sistemas analíticos instalados, bem como avaliações periódicas e estudos para otimização de fluxo operacional, este potencial de crescimento pode ser ainda maior.

Com todas as potencialidades apresentadas pelo Laboratório Richet em tão pouco tempo de utilização dos sistemas de automação Siemens Healthineers, é visível o quanto esta parceria tem a contribuir para o desenvolvimento e consolidação de laboratórios que sejam referência em automação laboratorial total e excelência clínica.

Agradecimentos

À equipe do Laboratório Richet que, por meio de seus ilustres gestores, Dr Hélio e Dr Paulo, abriram suas portas para esta parceria e contribuiu para coleta de dados e aprovação deste estudo. Agradecimentos também à equipe de Healthcare Consulting Solutions (HCS) da Siemens Healthineers para Automação e TI pelo suporte na revisão e análise do conteúdo aqui publicado.

Disclaimer

Aviso: As declarações de clientes da Siemens aqui descritas são baseadas em resultados que foram alcançados no cenário único do cliente, com isso, não pode haver nenhuma garantia de que outros clientes vão conseguir os mesmos resultados.

Referências

1. Ratham, S. et al. (2014). Workflow and Maintenance Characteristics of Five Automated Laboratory Instruments for the Diagnosis of Sexually Transmitted Infections, Journal of Clinical Microbiology, v52, n7, p2299-2304.

2. Krasowski, MD et al (2014). Autoverification in a core clinical chemistry laboratory at na academic medical Center. J Pathol Infor, v1, n13, p

3. Badrick, T (2013). Evidence-based laboratory medicine. Clin Biochem, v34, n2, p43-46.

Tags:

laboratório Richet, Siemens Healthineers, sistema de automação laboratorial

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