Os leitores que acompanham estas minhas publicações sobre gestão administrativa, com ênfase na econômica, sabem que a penúltima coluna publicada foi a do capítulo 36 que abordou a gestão de riscos em laboratórios clínicos. A seguinte abordou o tempo necessário para a recuperação financeira dessas organizações, em função da pandemia causada pela Covid-19.

A coluna de hoje ainda não retoma a sequência dos capítulos do livro sobre gestão, devido a pertinência, a importância, enfim, a urgência gerada pela repercussão da pandemia no mercado das análises clínicas, que no seu pior momento, creio que no mês de abril, causou uma queda na produção (demanda de exames), portanto, da receita, em valores desde 80% até mesmo ao fechamento temporário de laboratórios.

Com estas explicações, vamos apresentar uma solução para a recuperação econômica dos laboratórios, desenvolvida pela Unidos Consultoria e Treinamento. Trata-se de uma ferramenta inédita de TI que proporciona aos gestores laboratoriais inestimável apoio científico às decisões administrativas (econômicas). Ela apresenta o Ranking Nacional da Competência Gerencial! Sem similares até hoje, pelo que pesquisamos, no mundo.

A utilização de um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) decorre, fundamentalmente, da competição cada vez maior entre as organizações, bem como da necessidade de obter de forma rápida, informações cruciais para o processo decisório. Um SAD é responsável por captar e elaborar informações contidas em uma base de dados, transformando-os em vantagem competitiva, para decidir de forma inteligente. Com esta finalidade, desenvolvemos o Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão, fundamentado em sólido banco de dados e um modelo analítico, contemplando de forma ampla a realidade dos laboratórios clínicos.

O sistema gera informações vitais para o sucesso destas empresas, mediante inúmeras alternativas quantificadas de alocação dos recursos físicos, financeiros e humanos, para a obtenção dos melhores resultados organizacionais. Trata-se de suporte científico às decisões dos gestores laboratoriais.

Objetivo: disponibilizar uma ferramenta para a tomada prática e rápida de decisões com fundamento matemático, mediante um conjunto de produtos integrantes do método de gestão, agilizando a implantação das ações corretivas e preventivas visando aumentar os lucros, a competitividade e reduzir o risco de insolvência dos laboratórios.

Produtos:

– Diagnóstico de problemas através da mensuração da competitividade e do risco de insolvência dos laboratórios clínicos. Isto somente é possível por meio de um processo exclusivo de benchmarking competitivo e de colaboração com âmbito nacional.

– Análise das causas prováveis dos problemas identificados, também via processo de benchmarking competitivo e de colaboração com âmbito nacional, que estabelece valores referenciais (metas) de laboratórios do Brasil, para todos os indicadores de desempenho (ID’s).

– Informações para soluções dos problemas, geradas por meio de dezenas de análises qualitativas e quantitativas.

Generalidades: a base do sucesso do Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão (SB – AD) é o seu banco de dados. Sem sombra de dúvidas, aqui a utilização do conceito de “Big data” é pertinente. Aproximadamente uma centena de laboratórios geram milhões de dados, envolvendo dezenas de indicadores de desempenho ao longo do tempo. Por sua vez, os indicadores são compostos de variáveis, que muitas vezes são constituídas de inúmeros componentes e assim sucessivamente numa progressão quase geométrica. Os produtos do sistema transformam este turbilhão de dados em informações rápidas e úteis para a tomada de decisão dos gestores laboratoriais.

Conceitos e objetivos: Benchmarking é um método de aprendizado que significa comparar-se e aprender com os melhores, adaptando as práticas e os resultados à realidade da organização, com melhorias significativas. De acordo com o Modelo de Excelência da Gestão (MEG)®, da FNQ, o benchmarking é uma importante ferramenta para a tomada de decisão das organizações, tema abordado no Fundamento Pensamento Sistêmico. Essa prática pode ajudar as organizações a definirem referenciais comparativos pertinentes, utilizando-os para avaliar sua competitividade em relação a outras organizações de referência, em indicadores importantes para o sucesso do negócio.

Por que fazer benchmarking? A) Estimular a implantação de novas práticas e padrões a partir das melhores práticas; B) Estabelecer metas a partir dos melhores desempenhos; C) Apoiar o processo decisório, tornando-o mais robusto e sistêmico; D) Quebrar os paradigmas existentes, facilitando o processo de mudança.

O produto Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão é regido por quatro princípios: Reciprocidade; Analogia; Medição e Validade. Este método torna o produto justo, com comparações efetivas, confiáveis e pertinentes, portanto, válidas. Trata-se de um benchmarking competitivo, entretanto, de cooperação. Este é o seu grande diferencial, além do ineditismo dos seus indicadores de desempenho (ID’s). O produto abrange dezenas de ID’s contemplando: custos fixos (17); variáveis (8); ticket médio; grau de alavancagem operacional; produtividade dos colaboradores; produtividade dos custos fixos; produtividade dos custos variáveis; ponto de equilíbrio; custo percentual da força de trabalho; eficiência do modo de produzir; custo por exame; lucro por exame; margem de lucro por exame; margem de contribuição em reais e percentual; razão operacional, margem de segurança e matriz das perspectivas empresariais, dentre outros.

Um grande diferencial do produto é o Relatório de Gestão que o cliente recebe a primeira vez com uma análise dos ID’s, de forma sintética, detalhada, mensurada, comparada e criticada. Com base nesta demonstração, os gestores laboratoriais não têm nenhuma dificuldade em elaborar novos relatórios, a não ser tomar as ações corretivas e preventivas identificadas. Finalmente, todos os indicadores de desempenho são apresentados em valores absolutos e gráficos, sendo os desvios (deltas absolutos e %) calculados considerando as estatísticas do banco de dados.

Consideramos este produto como sendo um sistema de gestão profissional, sintetizado na sua essência, não sendo mais possível produzir tanta informação importante, de forma fácil e rapidamente acessível aos gestores laboratoriais, com tão poucos dados de entrada. Nunca o apoio às decisões foi tão simples, completo, científico e acessível: identificação de problemas (diagnóstico) e análise de causas, proporcionando a visualização das ações corretivas e preventivas. Finalmente, este sistema contempla algo único em termos de gestão econômica para laboratórios, inédito mesmo mundialmente: o Ranking Nacional da Competência Gerencial! Que é em síntese:

– O Ranking Nacional da Competência Gerencial (RNCG) é um produto exclusivo do Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão (SB – AD), ferramenta de TI integrante do Progelab. Este ranking de laboratórios brasileiros classifica os cem (100) primeiros colocados em um certame onde está em jogo a eficiência da gestão econômica de cada participante.

– A competência dos gestores e ou sócios proprietários é avaliada pela qualidade dos resultados dos processos econômicos da administração. Esta é mensurada através de um conjunto de Indicadores de Desempenho (ID’s) da eficiência gerencial. São eles: 1) IEG = Índice de eficiência gerencial. É formado por outros três indicadores, entretanto, não é uma soma aritmética, pois os valores que constituem as bases 100 são diferentes entre si. Portanto, nunca estes índices devem ser somados. Aqui existe uma “soma de conceitos”. Estes indicadores são: 2) IEGCF = Índice de eficiência gerencial dos custos fixos. 3) IEGCV = Índice de eficiência gerencial dos custos variáveis. 4) IEGD = Índice de eficiência gerencial diversos.

– Atenção: nenhum laboratório conhece a posição dos outros participantes do certame. A classificação individual no Ranking Nacional da Competência Gerencial (RNCG) é absolutamente confidencial e particular. Não é de conhecimento público. Serve exclusivamente para o importante propósito (objetivo) de orientar e motivar os gestores laboratoriais para buscar a constante melhoria contínua dos processos econômicos, visando aumentar os lucros, a competitividade e reduzir o risco de insolvência, observando assegurar desta forma, um futuro perene para os laboratórios. Boa competição a todos e que sejam vitoriosos.

35 questões fundamentais para os gestores

Se o gestor do laboratório não souber responder estas questões, ele poderá até estar lucrando bem, entretanto, ainda assim, não controlará de forma adequada a empresa.

1. A lucratividade do seu laboratório é maior ou menor do que a do concorrente?

2. Qual o nível de competitividade do laboratório comparado com a concorrência?

3. E o risco de insolvência é maior ou menor do que a concorrência?

4. Os clientes do laboratório pagam mais ou menos pelos os exames do que na concorrência?

5. Qual o valor dos exames na concorrência?

6. A política de precificação dos exames está correta? Não está conduzindo à falência do laboratório? Ou quem sabe, à perda de mercado?

7. Não será a hora de vender o laboratório? E, neste caso, quanto vale o negócio? Quais as alternativas para continuar a operação?

8. O laboratório produz mais barato do que a concorrência? O quanto mais barato?

9. Qual o valor de quem produz mais barato? É possível produzir por este valor?

10. É melhor produzir ou terceirizar mais?

11. Quantos dias por mês produzem os lucros do laboratório?

12. O volume de exames produzidos é adequado à capacidade instalada para recepcionar, coletar, produzir, entregar e faturar?

13. O laboratório tem mais ou menos empregados que a concorrência?

14. Eles ganham mais ou menos que na concorrência?

15. O laboratório paga mais ou menos aluguel que a concorrência?

16. Gasta mais com água, energia elétrica e comunicações do que a concorrência? E, qual o valor gasto a mais ou a menos?

17. Gasta mais com marketing, material de uso comum e serviços de terceiros do que a concorrência? E, quanto gasta a mais ou a menos?

18. Gasta mais com investimentos e capital de giro do que a concorrência? E, quanto gasta a mais ou a menos?

19. Gasta a mais com reagentes, controles e calibradores do que a concorrência? E, quanto gasta a mais ou a menos?

20. Gasta a mais com descartáveis, manutenção de equipamentos e material de escritório do que a concorrência? E, quanto gasta a mais ou a menos?

21. Gasta a mais com laboratórios de apoio do que a concorrência? E, quanto gasta a mais ou a menos?

22. Paga mais impostos do que a concorrência? E, quanto paga a mais ou a menos?

23. Em que processos devem ser alocados os recursos físicos, financeiros e humanos para atingir metas desejadas?

24. Quais serão as margens de lucro e as rentabilidades do negócio para os mais diversos cenários de vendas?

25. Qual o ponto de equilíbrio do laboratório?

26. Em caso de expansão do laboratório ou ainda, da abertura de um novo negócio, que lucro esperar?

27. Qual a forma e momento de mudar a operação do negócio?

28. Quais as causas dos problemas econômicos do laboratório?

29. Que ações corretivas e preventivas devem ser tomadas?

30. Qual a repercussão no lucro do laboratório?

31. Os custos fixos são controlados de forma eficiente?

32. Os insumos para a produção dos exames são gerenciados de forma eficiente?

33. São mensurados e comparados com a concorrência os índices de eficiência gerenciais?

34. Qual a posição do laboratório no Ranking Nacional da Competência Gerencial?

35. O planejamento estratégico do laboratório é estabelecido com base nos resultados da concorrência, assegurando desta forma que a organização seja competitiva e com baixo risco de insolvência?

O Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão responde todas estas questões.

Finalmente, recomendamos que se busquem informações sobre o nosso trabalho junto aos nossos clientes, pois são eles, em última análise, que tem autoridade para isto. Visitem o nosso site.

Efetivamente, o Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão é um produto de TI que contribui de forma definitiva para auxiliar os gestores laboratoriais a tomarem as decisões mais assertivas na importante área econômica, que define não só a sobrevivência, mas os lucros no presente e no futuro. Não há alternativa honesta possível a não ser gestão baseada em evidências científicas. É o que oferecemos aos nossos clientes: gestão profissional para um futuro perene!

Bem pessoal, era isto que eu tinha para compartilhar com vocês nestes momentos difíceis que estamos passando. Estou fazendo a minha parte, compartilhando o pouco que acho que sei. Este deve ser o compromisso das pessoas: fazer a sua parte na cadeia universal de dependência entre todos os seres de todos os reinos.

Que Deus nos abençoe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: [email protected] e [email protected]

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