Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos. As colunas seguintes abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações.

Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios. Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações Práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames. Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis, calibradores, descartáveis, material de escritório e manutenções de equipamentos da produção. Finalmente tratamos da rentabilidade de parâmetros (exames); clientes (convênios); equipamentos e setores (áreas), teste e comparação de tabelas de preços. Complementamos com sugestões gerenciais para a prática do dia a dia dos gestores laboratoriais.

Na coluna seguinte continuamos com o tema das aplicações práticas, abordando o produto “Desempenho da organização”, apresentando uma “Simulação da prática” da operação de um laboratório de pequeno porte. Com isto concluímos o Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC. A coluna do capítulo 32 tratou da evolução do SGCC para um sistema implementado via Web, que reduz drasticamente os custos, viabilizando sua operação pelos pequenos e médios laboratórios de análises clínicas. Estamos falando do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, um software inédito no mundo, onde o seu principal diferencial é o processo de benchmarking competitivo. Foi feita uma introdução, breve histórico e apresentadas a visão, missão e os objetivos do PPGL. Passo seguinte tratou-se do referencial teórico do PPGL, indicadores de desempenho e modelo de operação do programa, encerrando a abordagem deste assunto. A coluna anterior de número 35, sintetizou uma revisão bibliográfica sobre um tema muito importante para os laboratórios: os riscos organizacionais e, dentre estes, o risco de insolvência.

Apresentamos uma teoria, por nós elaborada, decorrente da observação do banco de dados da Unidos Consultoria, que denominamos “Teoria da Operação Ótima”, com a seguinte tese: “Existe uma área de operação ótima delimitada pelo perfil da gestão, lucro e ética empresarial, em função do risco assumido. Esta área proporciona uma operação com razoável segurança, nível ético aceitável e lucro competitivo, decorrentes de um perfil moderado da gestão. Qualquer operação fora desta área ótima incorrerá em prejuízo de uma ou mais das variáveis. O perfil da gestão é a variável que irá determinar o comportamento das demais.”. No capítulo de hoje vamos apresentar um artigo científico que aborda a gestão de riscos em laboratórios clínicos do País.

Gestão de riscos em laboratórios clínicos no Brasil

O objetivo deste tipo de estudo é classificar laboratórios do País segundo uma escala de risco de insolvência e identificar causas comuns que permitam propor ações resolutivas. É composto por trinta e um eventos distribuídos por laboratórios do Brasil, na proporção: Região Sul – 60,87% e regiões Sudeste, Nordeste e Centro-oeste com 13,04% cada uma. Resultados: Pelo critério da margem de segurança percentual 22,58% dos laboratórios encontra-se em alto risco de insolvência; 16,13% em risco moderado; 32,26% em risco baixo e 29,03% em risco muito baixo. Pelo critério da margem líquida de lucro (regime de caixa) em relação à produção 32,26% dos laboratórios encontra-se em alto risco de insolvência; 16,13% em risco moderado; 22,58% em risco baixo e 29,03% em risco muito baixo. Pelo critério do número de dias para atingir o ponto de equilíbrio 16,13% dos laboratórios encontra-se em risco muito alto de insolvência; 12,90% em risco alto; 51,61% em risco moderado e 19,35% em risco baixo. As principais causas dos riscos são: baixo valor dos exames, alto valor de financiamento para capital de giro, custos elevados com serviços de terceiros, reagentes, pessoal e aluguéis.

Introdução ao estudo

A gestão do risco começa com sua identificação e avaliação. Os laboratórios são do ponto de vista de seus proprietários, em essência, uma alternativa de investimento de risco, portanto, avaliar o maior risco que é o da insolvência constitui, no mínimo, uma atitude preventiva fundamental para não só preservar o valor investido como para buscar o devido retorno esperado. A avaliação do risco de insolvência e a classificação dos laboratórios em escalas de níveis de risco visam a auxiliar os gestores das organizações a tomarem decisões com maior nível de informações qualificadas, aprimorando as vantagens estratégicas.

A identificação das causas raízes que podem levar a insolvência devem proporcionar aos executivos os fundamentos para estabelecer um plano de ações visando ao controle do risco. Mas só um plano não resolve, é necessário implantar e monitorar os resultados, corrigindo eventuais desvios. O objetivo final está acima da luta pela sobrevivência da empresa, a meta é torná-la mais competitiva, assegurando lucratividade para os acionistas.

Risco, por definição, é a possibilidade de perda decorrente de um determinado evento.  Representa o grau de incerteza em relação à possibilidade do evento, o que, em caso afirmativo, redundará em prejuízos. A perda para os laboratórios significa prejuízo, lucro menor ou redução de ativos. As variáveis produção/vendas, receitas e custos são determinantes para estabelecer o risco de insolvência.

Neste estudo, que envolveu laboratórios de diversas regiões do País durante um período de cinco anos e três meses, foi utilizada uma ferramenta basilar para viabilizar a pesquisa. Esta ferramenta executa o cálculo dos custos e analisa a rentabilidade dos laboratórios clínicos, detalhando a rentabilidade individual de parâmetros/exames, clientes/convênios, equipamentos e setores/áreas dos laboratórios. Ainda, testa em tempo real tabelas de preços de exames e compara de forma dinâmica tabelas de preços entre clientes. Finalmente, calcula o desempenho geral da organização através de dezenas de indicadores, determina o ponto de equilíbrio e fornece subsídios para o planejamento orçamentário e análise de negócios.  Isto permite a padronização da coleta de dados, tornando os resultados comparáveis entre si.

As variáveis produção/vendas, receitas, custos e margem operacional são informações chaves em simulações utilizadas para examinar os efeitos de riscos contínuos e foram empregadas no presente estudo, através dos conceitos contidos nos indicadores de desempenho que constituem o critério para avaliar o risco de insolvência. Estes indicadores são a margem de segurança percentual, a margem líquida de lucro (regime de caixa) em relação à produção e o número de dias para atingir o ponto de equilíbrio financeiro.

Os cálculos destes indicadores levam em conta as seguintes variáveis: número de exames realizados, valor/preço dos exames, produção, receitas à vista e faturada, custos fixos e variáveis, inadimplência e receita recebida. Portanto, o critério estabelecido para avaliar o risco de insolvência através deste conjunto de indicadores, tem a capacidade de atingir diversas dimensões do negócio dos laboratórios clínicos, quais sejam: volume do mercado (número de exames), qualidade do mercado (valor/preço dos exames), eficiência do parque produtivo (custo unitário variável dos exames), controle dos custos fixos (produtividade dos custos fixos) e relação receita produzida “versus” receita recebida (inadimplência, glosas, eficiência do faturamento e prazo médio). Concluindo, a efetiva gestão do risco diz mais respeito às escolhas estratégicas do que às escolhas na esfera financeira e vê o risco não só como um perigo, também como uma oportunidade. Esta é a essência do propósito deste estudo.

Material e métodos

As atividades de pesquisa foram desenvolvidas em laboratórios de análises clínicas totalizando 31 eventos. Estes laboratórios estão localizados e distribuídos no País da seguinte forma: Região Sul com 60,87% e nas regiões Sudeste, Nordeste e Centro-oeste 13,04% em cada uma. O período de abrangência do estudo varia de janeiro de 2006 a março de 2011. Em cada laboratório, foi utilizada uma ferramenta que permite a padronização da coleta de dados e a comparação dos resultados das variáveis (indicadores de desempenho) integrantes do estudo.

As variáveis selecionadas para avaliar o risco de insolvência foram a margem de segurança percentual, a margem líquida de lucro (regime de caixa) em relação à produção e o número de dias para atingir o ponto de equilíbrio. As escalas para mensuração dos níveis do risco de insolvência que permitem a classificação dos laboratórios são estruturadas com base na realidade objetiva do universo pesquisado e leva em consideração as técnicas estatísticas (escala métrica intervalar). Foi feita uma atribuição subjetiva dos graus de risco buscando a adequada representação da realidade estatística dos resultados obtidos, conforme descrito a seguir:

1- Margem de segurança percentual: risco alto – valores menores que 10%; risco moderado – valores iguais ou maiores que 10% e menores que 20%; risco baixo – valores iguais ou maiores que 20% e menores que 30%; risco muito baixo – valores iguais ou maiores que 30%;

2- Margem líquida de lucro (regime de caixa) em relação à produção: risco alto – valores menores que 5%; risco moderado – valores iguais ou maiores que 5% e menores que 10%; risco baixo – valores iguais ou maiores que 10% e menores que 15%; risco muito baixo – valores iguais ou maiores que 15%;

3- Número de dias para atingir o ponto de equilíbrio: risco muito alto – valores iguais ou maiores que 30; risco alto – valores menores que 30 e iguais ou maiores que 25; risco moderado – valores menores que 25 e iguais ou maiores que 20; risco baixo – valores menores que 20%.

Resultados

As figuras 1, 2 e 3 mostram, respectivamente, o risco de insolvência segundo os critérios da margem de segurança percentual, margem líquida de lucro (regime de caixa) em relação à produção e do número de dias para atingir o ponto de equilíbrio.

A figura 4 apresenta as causas mais frequentes que concorrem para o risco de insolvência. Estas causas são as comuns ao grupo de laboratórios que foi classificado com os níveis de risco alto e muito alto nos três critérios simultaneamente. Este grupo representa 22,58% dos laboratórios pesquisados.

Figura 1- Distribuição percentual dos laboratórios na escala de risco. Critério: margem de segurança. Fonte: o autor.

Figura 2 – Distribuição percentual dos laboratórios na escala de risco. Critério: Margem de lucro. Fonte: o autor.

Figura 3 – Distribuição percentual dos laboratórios na escala de risco. Critério: número de dias do mês para atingir o ponto de equilíbrio. Fonte: o autor.

Figura 4 – Causas mais frequentes para o alto risco de insolvência. Fonte: os autores.

Discussão

Dentre os inúmeros riscos presentes em um empreendimento, o risco da insolvência, sem dúvida, é o mais importante. Os indicadores de vendas, que no caso dos serviços que são consumidos na medida em que são produzidos, representam a produção dos laboratórios, receitas e custos são determinantes para a gestão do risco.

Estes indicadores, dentre outros, são levados em consideração nos critérios adotados neste estudo e mostram que somente seis variáveis são responsáveis por 80,95% dos resultados. Isto é corroborado pelo Princípio de Pareto onde fica evidente que 20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados.

A pesquisa mostrou que o valor dos exames, o volume dos financiamentos para capital de giro e os custos dos serviços de terceiros, reagentes, mão de obra e aluguéis são vitais para o processo de sobrevivência dos laboratórios. É válido ressaltar que serviços de terceiros aqui considerados, são os enquadrados como custo fixo, portanto, os serviços dos laboratórios de apoio, que são custos variáveis, não pertencem a este grupo. Não ficou evidente neste estudo, se o impacto dos financiamentos para capital de giro é devido somente ao volume ou também aos custos destes. Ainda, o mais importante, não foram identificadas as causas da necessidade destes financiamentos.

De que eles são consequência? Baixo preço dos exames? Alto custo de produção? Inadimplência? Descontrole dos custos fixos? Ou simplesmente de retiradas sistemáticas dos sócios, acima da capacidade de geração de caixa dos laboratórios? Estas questões são importantes, pois a solução delas provavelmente irá mudar a priorização das causas ou o próprio risco da insolvência.

Considerações finais do estudo

Os resultados mostram que um laboratório clínico em cada grupo de cinco apresenta risco de insolvência classificado como muito alto ou alto, simultaneamente nos três critérios de avaliação do risco. As principais variáveis comuns a estes laboratórios, que causam a maior repercussão no resultado operacional, são apenas seis: valor dos exames (1), o volume dos financiamentos para capital de giro (2), os custos dos serviços de terceiros (3), reagentes (4), mão de obra (5) e aluguéis (6).

O item reagentes é decorrente de um contexto maior que, em última análise, representa a eficiência do parque produtivo. Outro resultado notável é que praticamente um laboratório em cada grupo de três, ou seja, 29,03% atingem o ponto de equilíbrio somente a partir do dia 25 de cada mês. Isto significa que aproximadamente um terço dos laboratórios produz lucros para os acionistas tão somente seis dias por mês. Cada organização apresenta uma realidade, não obstante, as causas dos problemas serem comuns.

As maneiras de solucionar, por exemplo, os elevados custos com serviços de terceiros e mão de obra serão certamente diferentes para cada uma. É fundamental, uma vez identificado e mensurado o risco, que se proponham ações no planejamento estratégico da empresa, mas, sobretudo, que estas ações sejam efetivamente implantadas e controlada a eficiência individual. Este certamente é um caminho seguro para a competitividade empresarial.

Próximos passos

Estamos pesquisando um novo indicador de desempenho para ser agregado ao painel do risco de insolvência integrante do SGCC. Trata-se do lucro líquido unitário dos exames, expresso em Reais. Este indicador deve ser combinado com o porte dos laboratórios, pois a variável do ganho de escala tem forte influência no resultado. Também estamos estruturando o “Diagrama da competitividade”, que será formado por um conjunto de indicadores de desempenho integrantes de todos os Critérios de Excelência do PNQ, atendendo o elenco de clientes presentes no universo dos laboratórios clínicos. A mensuração será adimensional em escala única até o valor unitário, ou seja, 100%.

A maior competitividade possível que um laboratório clínico poderá alcançar será representada por uma circunferência com raio de 5 unidades (5 x 20% = 100%). A competitividade “Zero” será representada por um ponto no centro do círculo. Finalmente, estamos consolidando a base de dados para uma pesquisa científica com o objetivo de criar um modelo de simulação do desempenho gerencial de um laboratório clínico. Os indicadores do risco de insolvência são as variáveis dependentes do modelo. As independentes devem ser oriundas de indicadores de desempenho da corporação bem como do ambiente externo, tais como o produto interno bruto (PIB), taxa de juros (SELIC), inflação (IGPM), taxa de câmbio, transações correntes, balança comercial etc. Utilizando análise de correlação e regressão, a intenção é criar um modelo preditivo para o desempenho dos resultados da gestão, permitindo aos gestores identificarem ações preventivas e corretivas, no intuito de corrigirem rumos e melhorarem a competitividade dos laboratórios clínicos do País.

A próxima coluna continuará abordando o assunto referente à artigos científicos elaborados por nós, tendo como base, pesquisas no banco de dados da Unidos Consultoria e Treinamento. Será apresentado um estudo sobre a fronteira ótima para a terceirização de exames, sob o ponto de vista da rentabilidade econômica.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

Compartilhe:

Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: [email protected] e [email protected]

Este conteúdo é de responsabilidade do colunista e não expressa a opinião do LabNetwork.